১. সফটয়্যার ব্যবহারের উদ্দেশ্য নির্ধারণ করা:
কোনো সফটওয়্যার নেয়ার পূর্বে আপনাকে প্রথমেই নিশ্চিত হয়ে নেওয়া উচিত যে আপনি মূলত কোন কাজের জন্য সফটওয়্যার টি ব্যবহার করবেন। আপনার যদি উদ্দেশ্য থাকে শুধুমাত্র হাতে লেখা মানি রিসিপ্ট এর পরিবর্তে শুধুমাত্র কম্পিউটার প্রিন্টেড মানি রিসিপ্ট দেওয়া, তাহলে কাজের ধরনের উপর ভিিত্ত করে বাজারের যেকোনো সফটওয়্যার নিতে পারেন।
কিন্তু আপনি যদি আপনার হাসপাতালকে অত্যাধুনিক করতে চান এবং উন্নত সেবার মাধ্যমে অধিক মুনাফা বৃদ্ধি করতে চান তাহলে অবশ্যই একটি মানসম্পন্ন সফটওয়্যার ব্যবহার করতে হবে।
২. কোম্পানীর মান যাচাই করা:
অনেকেই বেশ চিন্তিত থাকেন যে কিভাবে একটি সফটওয়্যার কোম্পানী যাচাই বাছাই করা যায়। সেক্ষেত্রে সফটওয়্যার কোম্পানি যাচাই করতে শুরুতেই তাঁদের কাজের Quality দেখে নেওয়া উচিত। তাঁদের ওয়েবসাইট এবং অন্যান্য ডকুমেন্টেশন দেখা এবং সফটওয়্যার প্রেজেন্টেশন দেখে সফটওয়্যার নেওয়া আপনার দায়িত্ব। সেই সাথে কোম্পানিটির TIN, Income TAX, Joint Stock Limited Company Registration, BASIS Membership প্রভৃতি আছে কিনা যাচাই করে নেওয়াটাও জরুরী কারণ এতে কোম্পানির স্থায়িত্ব সম্পর্কে ধারণা পাওয়া যায়।
৩. One Point Solution কিনা তা যাচাই করা:
প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় কাজ ও সকল ডিপার্টমেন্ট এর কাজগুলো একই সফটওয়্যার দিয়েই করা যায় কিনা তা জানা অত্যন্ত জরুরি। কারন এটি One-Point solution এবং ভালো মানের ERP সল্যুশন না হলে প্রশাসনিক এবং অপারেশনাল কাজে বেশ ঝামেলার সম্মুখীন হতে হয়।
৪. পরিচিত IT অভিজ্ঞ ব্যক্তির পরামর্শ নেয়া:
সফটওয়্যার নেওয়ার পূর্বে আপনার পরিবারে বা পরিচিত সফটওয়্যার ইঞ্জিনিয়ারের পরামর্শ নিন। যারা কোনো সফটওয়্যার কোম্পানিতে আছেন, তাঁদের কাছে সবচেয়ে ভালো ধারনা পেতে পারেন যে মানসম্পন্ন সফটওয়্যারগুলো কেমন হয়। তাদের সাহায্য নিয়ে কোম্পানি ও সফটওয়্যার রিভিউ করে নেয়া।
৫. কাস্টমার রিভিউ নেয়া:
সর্বশেষ যে তথ্যটি জানা জরুরি, তা হলো কাস্টমার রিভিউ। সফটওয়্যার ব্যবহারে কাস্টোমারের মতামত অত্যান্ত গুরুত্বপূর্ণ, যার মাধ্যমে কোনো সফটওয়্যার কোম্পানী আসলেই কতটুকু ভালো সার্ভিস দিতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ, তা নিশ্চিত হওয়া যায়।